Miért lehet hasznos ERP rendszert használni az iktatásra?
Egyre több cég dönt integrált vállalatirányítási rendszerek alkalmazása mellett, hiszen így egy platformon érhető el a kollégák számára minden adat, ami szükséges a munkájukhoz, nem is beszélve a különböző automatizált megoldásokról, amivel gyorsítható az ügyvitel.
Cikkünkben megismerheted egy ERP előnyeit, illetve bemutatjuk, hogyan könnyítheted meg az iktatás folyamatát.
Mi az az ERP?
Az ERP az angol Enterprise Resource Planning rövidítése, a fogalom pedig a különböző, cégek működését segítő ügyviteli rendszerekre utal. A D4S integrált vállalatirányítási szoftver segítségével nem kell többé széttagolt rendszerekben vagy táblázatokban dolgoznia a szervezet tagjainak, hiszen a cég minden folyamata egy platformon lesz kezelhető. Ez biztosítja a megfelelő átláthatóságot, az ERP további funkciói pedig az automatizációban is támogatást nyújtanak.
Egy vállalat életében rengeteg olyan résztevékenység van, ami manuális munkát igényel, és értékes időt vesz el a munkavállalóktól. Egy ilyen szoftver használatával azonban nem kell többé adatokat átvezetni egyik különálló rendszerből a másikba, hiszen ezt a feladatot automatikusan elvégzi helyettünk a rendszer.
Az ERP moduljai és az iktatás
Egy modern ERP rendszer rengeteg különböző modullal rendelkezik, legyen szó akár raktárkezelésről, beszerzésről vagy értékesítésről, a bevitt adatok pedig szabadon áramolhatnak a különböző részterületek között.
Az elektronikus iratkezelés megkönnyítésére remek megoldás lehet a D4S iktatás moduljának a használata. Amellett, hogy hatékonyabbá teszi az dokumentumok kezelését, elősegíti az adatbiztonságot, illetve a szabályok betartását is, ráadásul használatával a környezettudatossághoz is hozzájárulhatunk.
ERP rendszer alkalmazásával a bizonylatok a kiállítással egyidőben, automatikusan iktatásra kerülnek, aminek köszönhetően precízebb lehet a cég működése. Egy átfogó tudásbázis nagyban segítheti egy vállalat ügyvitelét, hiszen csak így tudjuk lekövetni a bizonylatok útját.
Ráadásul lehetőség nyílik az iktatás projekthez rendelésére, felelősök és határidő beállítására, illetve dokumentumok csatolására is.
Milyen az ideális iktatás?
A megfelelő iktatás megköveteli a megfelelő precizitást. Kulcsfontosságú, hogy a dokumentumok kezelése minél átláthatóbb, illetve rendszerezettebb legyen, így nem kell később időt tölteni a munkatársaknak a félreérthető jelölések értelmezésével vagy a dokumentumok hosszas keresgélésével. Az iktatás modulban a rendszerezés megkönnyítése érdekében akár mappákat is létrehozhatunk, így még jobban tagolhatjuk az egyes iratokat.
Nem mindegy, hogy egy vállalat milyen módon kezeli a dokumentumait, hiszen egy keszekusza nyilvántartás lelassíthatja a belső ügyviteli folyamatokat. Egy ERP rendszer alkalmazásával azonban biztosítható a minél precízebb adatrögzítés.
(x)