Miért nagy segítség egy CRM rendszer az ügyfélkapcsolatok kezeléséhez?
A CRM betűszó az angol “customer relationship management” kifejezés rövidítése, amit magyarra ügyfélkapcsolat-menedzsmentnek lehet lefordítani. Ez általában egy szoftvert jelent, viszont ezek a programok lényegesen túlmutatnak az ügyféladatok nyilvántartásán és kezelésén.
Sokoldalú megoldás
A magyar fejlesztésű MiniCRM az ügyfélkezelésen kívül még rengeteg funkciót tartalmaz, ennek köszönhetően tulajdonképp a cég működésének vázát képezheti, hiszen projektmenedzsmentre is alkalmas, valamint messzemenőkig automatizálható, így a sok ismétlődő feladattal járó terhet leveheti a munkatársak válláról.
Nézzünk is meg két olyan konkrét esetet, amikor a CRM rendszer jelentősen megkönnyíti a munkát.
A legfrissebb adatok egy helyen
Vegyünk egy olyan szituációt, ami a legtöbb cég életében igen gyakran megesik: egy ügyfél e-mailben jelzi, hogy megváltozott a telefonszáma, mostantól a régin nem tudjátok már elérni őt. Ez az információ viszont nemcsak neked fontos, hiszen több kollégád is tartja telefonon a kapcsolatot az ügyfelekkel. Tehát hogyan tájékoztatod őket a változásról?
Küldesz egy kör e-mailt? Nem a legjobb megoldás, mert elveszhet a sok beérkező levél között, vagy előfordulhat, hogy az egyik munkatársad csak napok múlva nyitja meg a mailt, ezalatt pedig többször is sikertelenül hívta az ügyfelet a régi számán. Jelzed nekik szóban? Nos, vagy felírják rögtön, vagy ha épp elfoglaltak, akkor azt mondják, hogy ráér később, és szépen meg is feledkeznek róla.
Hogyha viszont a cégnél CRM rendszert használtok, akkor csak annyit kell tenned, hogy az ügyfél adatlapján átírod a telefonszámot és elmented a módosítást. Ennyi az egész! Aki mostantól megnyitja az adatlapot, rögtön az új elérhetőségeket fogja látni.
Az előzmények ismerete
Ebben a példában a helyszínünk egy ingatlaniroda. A kolléganőd szabadságon van, te helyettesíted a héten. Csörög a telefon. Az egyik ügyfeletek hív, arról kérdez, hogy sikerült-e megmutatni az érdeklődőnek az eladó lakását, amit rajtatok keresztül hirdetett meg.
Mivel eddig nem veled tartotta a kapcsolatot, hirtelen fogalmad sincs, hogy miről van szó, így zavarba jössz, majd azt mondod az ügyfélnek, hogy sajnos nem tudsz most felvilágosítást adni, de utánanézel és visszahívod. Amikor elköszön, hallod a hangján a csalódottságot.
Hogyan alakult volna ez a szituáció, ha CRM szoftvert használtok? Felveszed a telefont, az illető bemutatkozik, te máris bepötyögöd a nevét a felület keresőjébe és egy kattintással megnyílik előtted az adatlapja.
Ott máris láthatod, hogy pontosan melyik ingatlan tartozik hozzá, és a kolléganőd utolsó jegyzetét is, miszerint az érdeklődő bár megnézte a lakást, de végül nem felelt meg az elképzeléseinek. Végül észreveszed azt is, hogy azóta jelentkezett egy újabb potenciális vevő, akivel a munkatársad jövő hétre beszélt meg egy találkozót.
Mindezekről tájékoztatod az ügyfelet is, aki végül megköszöni szépen a segítséged és elégedetten teszi le a kagylót.
(x)