Irodaköltöztetés szakszerűen
Egy iroda költöztetése nagy odafigyelést igényel, hiszen fontos céges iratok, értékes irodai gépek, valamint a munkatársak személyes dolgai is részét képezik az átszállítandó dolgoknak. Éppen ezért már időben el kell kezdeni a tervezést annak érdekében, hogy minél gyorsabban és zökkenőmentesebben megtörténjen ez a procedúra.
A legfontosabb előkészületi tevékenység: a tervezés
A céges költözést alaposan meg kell tervezni, hiszen a költözés következtében kieső minden egyes munkanap veszteséget termel a vállalkozás számára, mondta a Promove szakértője az iroda költöztetés előkészületi részéről.
A tervezés során összeállítják a költöztetendő berendezések, iratok, dokumentumok, egyéb tárgyak listáját, valamint feltérképezik, hogy egy vagy több nap szükséges-e a művelet kivitelezéséhez.
Ha nem lehetséges egy nap alatt átpakolni az új helyszínre, akkor ki kell jelölni a prioritásokat, hogy melyek legyenek azok a dolgok, amiket mindenképpen az elsők között kell átvinni, hiszen az új helyen minél hamarabb újra kell indulnia a munkának.
Az is előfordulhat, hogy átmenetileg a holmik egy részét raktározni kell, ezt a feladatot a professzionális költöztető cégek meg tudják oldani.
A költöztetési ütemterv
A tervezés fázisában javasolt kijelölni egy koordinátort, aki összefogja a költözéssel kapcsolatos feladatokat, tartja a kapcsolatot a szállító céggel, és jelen van minden fontos lépésnél. A koordinátor egyeztet a cégvezetéssel és felelős azért, hogy a költöztetési ütemterv lépésről lépésre megvalósuljon.
Amennyiben azt szeretné, hogy egyetlen munkanap se maradjon ki a cég életéből, akkor a hétvégi költözést ajánljuk, melynek lényege, hogy a pénteki munkabefejezés után indul a művelet, és hétfőre már az új irodában kezdhetnek az alkalmazottak.
A költözés lebonyolítása
Akár egy irodaház egyik szintjéről a másikra történik az áttelepülés, akár pedig másik helyszínre kell szállítani a cég dolgait, a költözés napjára mindent össze kell csomagolni. Ehhez igény esetén nyugodtan lehet kérni a költöztető cég közreműködését, hiszen nagy gyakorlattal és speciális eszközökkel szakszerűen fogják elvégezni az irodabútorok szétszerelését.
A dobozokat mindenképpen fel kell címkézni, a sérülékeny gépeket védőfóliázni, a kollégák személyes tárgyait pedig el kell különíteni. Jelezni kell az informatikai rendszereket, szervereket, mivel ezek speciális szállítási módot igényelnek. A növényeket semmiképpen ne locsolják meg, és lehetőség szerint dobozokba helyezzék el szorosan egymás mellé.
A költözés napján a koordinátor legyen elérhető, a szállító cég tudjon bejutni mindkét helyszínre, és a dobozokon egyértelműen legyen jelezve, hogy melyik helyiségbe kerüljenek.
Az irodaköltöztetés nagy felelősséggel jár, hiszen fontos iratok és a cég működését biztosító berendezések, informatikai eszközök kerülnek mozgatásra. Kizárólag nagy tapasztalattal rendelkező, megbízható vállalkozásra érdemes bízni ezt a felelősségteljes feladatot, így a következő munkanap problémamentesen indulhat.
(x)